SERVICIO A LA CIUDADANÍA

CONSULTA Y
PRÉSTAMO
EN SALA

Atención y asistencia al usuari@. Búsqueda en catálogo y base de datos. Localización del legajo y entrega en sala. Cumplimentación ficha de préstamo e instrucciones. Entrega de guantes. Finalizada la consulta se recoge la documentación y se coloca en su lugar.

Requisitos: Entrega del D.N.I. Rellenar ficha de préstamo. Uso obligatorio de guantes si se consultan documentos del Archivo Histórico.

Cuantificación Anual: 80-100 (según fichas rellenadas)

Datos de interés: El 90% de estas consultas responden a documentación obrante en el Archivo Histórico. En ocasiones no se puede prestar un legajo si se encuentra clasificado como M.D. (Muy Deteriorado), circunstancia que se encuentra explícita en la base de datos y el catálogo de usuario.

En 2020, las consultas de documentos históricos digitalizados han ascendido, sumando más del 70% de las demandas recibidas

DONACIONES

Recepción de donaciones de particulares o digitalización de préstamos de documentos con valor histórico. Identificación documentación en inclusión bases de datos. Emisión oficio de entrega y agradecimiento.

Requisitos: Identificación del particular. Posterior entrega al donante del contenido íntegro de la donación digitalizado.

Cuantificación Anual: 3-4

RELACIONES CON OTRAS ADMINISTRACIONES

Actualización de estadísticas del Archivo Municipal de Lucena para el sistema de archivos de la Junta de Andalucía con carácter anual.

Son datos que se publican anualmente sobre el ejercicio del año anterior. Aparecen en el enlace de archivos de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía. Se detalla localización del archivo, metros lineales, equipo de personal, evolución de entradas, recursos,…

RELACIONES CON OTRAS ADMINISTRACIONES

Creación de un fondo de publicaciones municipales, editadas o patrocinadas por el Ayuntamiento, para la futura consulta de los usuarios/as.

Inclusión de dichas publicaciones en los instrumentos de búsqueda del archivo.

Destinatarios: Ciudadanía en general.

Departamentos afectados: Todos los Negociados municipales, colectivos, particulares que publiquen o editen productos financiados o patrocinados por el Ayuntamiento de Lucena.

Cuantificación Anual: 20-25 .

RESTAURACIÓN
Y LIMPIEZA DE LA
DOCUMENTACIÓN

Sucesivamente se abre cada unidad archivonómica o caja para airear su contenido, procurarle limpieza y cotejar documentos con los registros de la base de datos.

Destinatarios: Ciudadanía en general. Cuantificación anual: 1.000 (según testigos incorporados y actualización de la base de datos).

Requisitos: Uso de kit de limpieza, guantes y bata.

ATENCIÓN AL
USUARIO/A

Asistencia en las consultas de los usuarios/as. Búsqueda o investigación. Digitalización de documentos históricos que se demanden o identificación inicial del hallazgo.

Destinatarios: Ciudadanía en general.

Cuantificación anual: 45-55

Otros datos de interés: Actualmente y según prioridades se atiende al usuario/a de forma presencial, vía teléfono o e-mail.

ACTUALIZACIÓN INSTRUMENTOS DE BÚSQUEDA

Actualización periódica de listados y bases de datos.

Destinatarios: Ciudadanía en general y empleados públicos.

Cuantificación: casi a diario.

EMISIÓN Y EVACUACIÓN DE INFORMES

Realización y emisión de informes sobre una búsqueda o consulta. Las personas solicitantes pueden ser responsables políticos, empleados/as públicos/as o particulares.

Prevalecerá la Ley de Protección de Datos de carácter personal.

Departamentos afectados: Negociados de procedencia y de destino.

Cuantificación anual: 25-30.

Otros datos de interés: Incluir teléfonos e emails de contacto del/ de la solicitante.

DIGITALIZACIÓN
DE ACTAS
CAPITULARES

Digitalización en alta resolución de series de Actas Capitulares de los siglos XVI a XX. Retoque de imágenes que corresponden a las distintas páginas de acuerdos de cabildo de legajos históricos. Volcado y conservación de las imágenes en unidades externas de almacenamiento.

Destinatarios: Ciudadanía en general.

Cuantificación anual: 550-600 con recursos propios (personal y equipos).

DIGITALIZACIÓN
DE PRÉSTAMOS

Digitalización en alta resolución de series de revistas o publicaciones impresas que particulares o colectivos ceden con carácter de préstamo al Archivo Municipal. Para su conservación son volcadas en unidades externas de almacenamiento.

Destinatarios: Ciudadanía en general

Cuantificación anual: 550-600 (Según número de Dvd grabados o almacenamiento en los discos duros de los ordenadores).

Otros datos de interés: Debido a las labores propias de digitalización y preparación en los préstamos, en muchas ocasiones se hace necesario descomponer el libro en el que se encuentran encuadernados los distintos volúmenes causando que los trabajos de reparación en imprenta para recomponerlos sean asumidos en el presupuesto del Negociado.

Al finalizar las digitalizaciones se entrega copia electrónica de dicho trabajo a la persona o colectivo que lo haya prestado.

EXPOSICIONES
SOBRE DOCUMENTOS
HISTÓRICOS

Montaje y seguimiento de la exposición. Diseño y colocación de plótex. Recepción de visitas particulares o en grupos. Entrega de material informativo sobre las mismas.

Destinatarios: Ciudadanía en general.

Cuantificación anual: 0-1

Otros datos de interés: Los sectores mayoritarios de público varían en función del contenido de la exposición, así por ejemplo la de documentos del siglo XVI contó con visitas preferentemente de alumnos de secundaria, bachiller y ciclos superiores formativos. En cambio la dedicada a documentos relativos a la Virgen de Araceli tuvo un público más diversificado.

EDICIÓN Y
ENTREGA DE
PUBLICACIONES

Preparación, edición y presentación de distintas ediciones de la colección de láminas Lucena para el recuerdo u otras publicaciones que difundan el patrimonio documental de la ciudad.

SERVICIOS INTERNOS

Préstamos de documentación a otros negociados municipales, bien originados por el departamento solicitante o no.

Búsqueda en la correspondiente base de datos. Localización en el depósito.

Entrega o digitalización. Cumplimentación ficha de préstamo. Actualización inmediata de la base de datos de préstamos y devoluciones.

Destinatarios: Empleados/as municipales o miembros de la Corporación.

Modelos normalizados: Fichas impresas de préstamo

Cuantificación anual: 200-250

Búsqueda y corroboración de datos en documentación existente en el Archivo Intermedio o Administrativo.

Destinatarios: Empleados/as municipales o representantes políticos.

Cuantificación anual: 25.

Otros datos de interés: En ocasiones estas búsquedas son muy lentas debido a la inexactitud del dato o al desconocimiento de su origen.

Una vez entregada y recogida la documentación prestada, se añade fecha de devolución a la ficha cumplimentada y se da de baja en la base de datos de préstamos para incluirse en las devoluciones. Se comprueba que la documentación entregada se corresponde con los datos del préstamo.

Destinatarios: Empleados/as municipales o miembros de la Corporación.

Cuantificación anual: 150

Descripción: El negociado de origen reclama alguna documentación que ya forma parte del depósito de Archivo. Esta reclamación se fundamenta en razones de uso y servicio y la devolución tiene carácter permanente. El desglose conlleva cambiar el registro de dicha documentación en la base de datos así como colocar testigo físico en la balda que ocupaba dicho documento dentro de la estantería móvil así como en los letreros indicativos de cada vagón.

Destinatarios: Empleados/as municipales

Cuantificación anual: De 1 a 3.

Descripción: Es la operación inicial para comenzar el proceso de clasificación y catalogación de la documentación de nueva entrada. Cuando se traslada la documentación enviada por cualquier negociado municipal, se eliminan elementos como clips o gomas elásticas de sujeción. A continuación se trasvasan los documentos a las cajas estandarizadas del Archivo con ph neutro.

Destinatarios: Empleados/as municipales.

Cuantificación anual: 400 a 500.

Descripción: Debido a la escasez de espacio físico de la mayor parte de los Archivos, se regula la figura del expurgo. Se incoa expediente que ha de ser autorizado por el Secretario General de la Corporación así como por la Junta de Andalucía.

Una vez aprobado, toda la documentación se traslada a balsas o empresas que la destruirán preservándose la confidencialidad de la misma.

Otros datos de interés: El expurgo atañe únicamente al archivo intermedio. Sirve para engrosar las unidades que conforman el histórico y para dar espacio al archivo administrativo que pasa a este nivel por haber trascurrido el tiempo obligatorio.

Aún no se ha iniciado ningún expediente de expurgo que se realizará en los próximos meses debido a la escasez de armarios móviles en el archivo administrativo ubicado en la planta semisótano de la Casa Consistorial.

Por último, hay que destacar que las destrucciones de papel (porque su estado es deplorable o no tienen contenido) se realizan en una destructora de papel de uso doméstico.

Traslado de documentación hasta los distintos depósitos. Una vez desbrozada e identificada, se coteja con los listados enviados por el negociado de procedencia, se procede a su ubicación y a su correspondiente clasificación y catalogación.

Dando paso a la actualización del catálogo y base de datos.

Destinatarios: Empleados/as municipales.

Cuantificación anual: De 400 a 500 (Según listados, unidades y base de datos)

CARTA DE SERVICIOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE LUCENA